Tarvitaanko yritystapahtumaan juontaja?

Kyllä, yritystapahtumaan kannattaa useimmiten palkata juontaja. Ammattitaitoinen tapahtumajuontaja pitää ohjelman kasassa, luo yhtenäisen tunnelman ja vapauttaa järjestäjän nauttimaan omasta tapahtumastaan sen sijaan, että tämä joutuisi huolehtimaan aikatauluista ja siirtymistä. Seuraavissa osioissa käymme läpi, mitä juontaja käytännössä tekee, milloin häntä tarvitaan ja miten oikea valinta tehdään.

Mitä juontaja tekee yritystapahtumassa?

Juontaja toimii yritystapahtuman selkärankana: hän avaa ja sulkee tilaisuuden, johdattaa yleisön ohjelmasta toiseen ja huolehtii siitä, että aikataulu pitää. Hyvä tapahtumajuontaja ei ainoastaan luettele ohjelmaa vaan luo tapahtumalle punaisen langan, joka sitoo kokonaisuuden yhteen ja tekee siitä muistettavan.

Käytännössä juontajan tehtävät yritystapahtumassa voivat sisältää hyvin erilaisia asioita tilaisuuden luonteesta riippuen:

Tilaisuuden avaus ja tunnelman rakentaminen
Puhujien ja esiintyjien esitteleminen
Siirtymien sujuvoittaminen ohjelmanumeroiden välillä
Yleisön aktivointi ja osallistaminen
Aikataulun hallinta ja mahdollisten muutosten joustava käsittely
Tilaisuuden päättäminen tunnelmallisesti

Juontaja on myös turvaverkko. Jos tekniikka pettää, puhujan esitys venyy tai ohjelmassa tulee yllättävä muutos, ammattijuontaja selviää tilanteesta rauhallisesti ja pitää yleisön mukanaan. Tämä näkymätön työ on usein se, mikä erottaa sujuvan tapahtuman sekavasta.

Millaisiin yritystapahtumiin juontaja sopii?

Juontaja sopii käytännössä kaikkiin yritystapahtumiin, joissa on useampi ohjelmanumero tai joissa yleisöä on enemmän kuin kourallinen ihmisiä. Tilaisuuden koko tai budjetti ei määrää tarvetta, vaan ohjelman rakenne ja haluttu tunnelma ratkaisevat.

Juontajasta on erityisesti hyötyä seuraavanlaisissa tilaisuuksissa:

Vuosijuhlat ja pikkujoulut – juontaja luo juhlatunnelman ja pitää illan rytmissä
Seminaarit ja konferenssit – ammattimainen juontaja hallitsee siirtymät puhujien välillä ja pitää aikataulun kurissa
Palkitsemistilaisuudet ja gaalat – juontaja antaa arvokkuutta ja nostaa juhlallisuuden tason
Tuotelanseeraukset ja asiakastapahtumat – juontaja rakentaa jännitystä ja ohjaa viestin perille
Henkilöstötapahtumat ja tiimipäivät – juontaja aktivoi osallistujia ja luo yhteishenkeä

Myös pienempiin tilaisuuksiin juontaja voi tuoda merkittävää lisäarvoa. Kun vastuu ohjelman vetämisestä on ammattilaisella, järjestäjä voi keskittyä verkostoitumiseen ja vieraisiin sen sijaan, että katse on koko ajan kellossa.

Voiko tapahtuman järjestää ilman juontajaa?

Teknisesti kyllä, mutta se vaatii enemmän suunnittelua ja sisältää riskejä. Ilman juontajaa vastuu ohjelman sujumisesta jakautuu useammalle henkilölle tai jää kokonaan järjestäjälle, mikä kuormittaa ja vie huomion pois tapahtuman sisällöstä.

Juontajaton tapahtuma voi toimia hyvin, jos kyseessä on hyvin lyhyt ja tiivis tilaisuus, jossa on vain yksi tai kaksi ohjelmanumeroa. Vapaamuotoiseen verkostoitumistapahtumaan tai pieneen kokoukseen ei välttämättä tarvita juontajaa lainkaan.

Haasteita syntyy kuitenkin helposti, kun ohjelma on monivaiheinen, esiintyjiä on useampia tai yleisö on suuri. Siirtymät venyvät, tunnelma katkeilee ja yleisö saattaa menettää kiinnostuksensa. Ammattijuontaja ratkaisee nämä haasteet luontevasti. Jos epäröit, kannattaa kysyä meiltä suoraan, sillä autamme löytämään sopivimman ratkaisun juuri sinun tilaisuutesi tarpeisiin.

Miten oikea juontaja valitaan yritystapahtumaan?

Oikea juontaja yritystapahtumaan valitaan tilaisuuden luonteen, kohderyhmän ja halutun tunnelman perusteella. Ei ole olemassa yhtä universaalia juontajaa, joka sopii kaikkeen, vaan paras valinta syntyy, kun juontajan tyyli ja kokemus kohtaavat tapahtuman tavoitteet.

Valinnassa kannattaa ottaa huomioon ainakin nämä tekijät:

Tilaisuuden sävy – onko tapahtuma virallinen gaala, rento henkilöstöjuhla vai jotain siltä väliltä?
Kohderyhmä – ketkä ovat paikalla ja millainen tyyli puhuttelee heitä parhaiten?
Ohjelman rakenne – onko juontajalla paljon vai vähän materiaalia vedettävänään?
Juontajan kokemus vastaavista tilaisuuksista – onko hänellä näyttöä samankaltaisista tapahtumista?
Kemia ja yhteistyökyky – toimiiko juontaja sujuvasti muiden esiintyjien kanssa?

Edustuksessamme on laaja valikoima Suomen kokeneimpia tapahtumajuontajia erilaisiin tilaisuuksiin. Autamme löytämään sopivimman vaihtoehdon, oli kyseessä sitten suuri konferenssi tai intiimimpi yritysjuhla. Hintahaarukka on laaja ja jokaiseen budjettiin löytyy toimiva ratkaisu.

Tärkeintä on, että et jää miettimään yksin. Meillä on yli kahdenkymmenen vuoden kokemus tapahtumatuotannosta ja tarjouspyynnön jättäminen on helppo ja maksuton tapa selvittää, millainen juontaja juuri sinun tapahtumaasi parhaiten sopii. Kerro meille tilaisuutesi tiedot ja me hoidamme loput.