Yritysjuhlien järjestäminen ilman stressiä: opas tapahtumavastaaville

Yritysjuhlien järjestäminen onnistuu stressittömästi, kun vastuut jakaa selkeästi ja turvautuu ammattilaisiin oikeissa kohdissa. Tapahtumavastaavan ei tarvitse osata kaikkea itse: ohjelmapalveluiden, esiintyjävalintojen ja käsikirjoituksen voi ulkoistaa kokeneelle ohjelmatoimistolle, jolloin oma energia vapautuu tilaisuuden kokonaisuuden hallintaan. Tässä artikkelissa käymme läpi tärkeimmät kysymykset, jotka jokainen tapahtumavastaava kohtaa yritysjuhlaa suunnitellessaan.

Mistä yritysjuhlan ohjelma kannattaa aloittaa?

Yritysjuhlan ohjelma kannattaa aloittaa määrittelemällä tilaisuuden tavoite ja kohderyhmä. Kun tiedät, haluatko tunnelman olevan rento ja hauska vai arvokas ja inspiroiva, on paljon helpompi lähteä rakentamaan ohjelmaa sen ympärille. Budjetti, osallistujamäärä ja tapahtumapaikka muodostavat yhdessä tavoitteen kanssa pohjan kaikille muille päätöksille.

Käytännössä kannattaa kirjata ylös muutama keskeinen kysymys ennen kuin ryhtyy vertailemaan esiintyjiä tai ohjelmanumeroita. Mikä on tilaisuuden viesti? Kenelle se on suunnattu? Halutaanko ohjelmalla naurattaa, liikuttaa, innostaa vai ehkä kaikki nämä yhdessä? Kun vastaukset ovat selvillä, esiintyjävaihtoehdot alkavat rajautua luontevasti.

Hyvä lähtökohta on myös miettiä ohjelman rakennetta: kuinka pitkä tilaisuus on, missä kohdassa ohjelma sijoittuu iltaan ja paljonko aikaa on varattu vapaamuotoiselle seurustelulle. Näiden tietojen pohjalta ammattilainen osaa suositella juuri sopivan mittaista ja tyylistä ohjelmaa.

Mitä esiintyjävaihtoehtoja yritysjuhliin on tarjolla?

Yritysjuhliin on tarjolla laaja kirjo esiintyjiä: juontajia, stand up -koomikoita, taikureita, imitaattoreita, bändejä, trubaduureja, show-ryhmiä ja puhujia. Oikea valinta riippuu tilaisuuden luonteesta, osallistujista ja toivotusta tunnelmasta. Jokaiseen tilanteeseen löytyy sopiva esiintyjä riippumatta siitä, onko kyse intiimeistä pikkujouluista tai suuren yleisön gaalaillallisesta.

Juontaja pitää ohjelman kasassa ja varmistaa, että tilaisuus etenee sujuvasti alusta loppuun.
Stand up -koomikko tuo ohjelmaan huumoria ja rentoutta sekä sopii erityisen hyvin iltoihin, joissa halutaan nauraa yhdessä.
Taikuri luo elämyksiä ja toimii hyvin sekä cocktail-tilaisuuksissa että näyttämöohjelmana.
Imitaattori tarjoaa viihdettä, joka yhdistää huumorin ja tunnistettavuuden hauskalla tavalla.
Bändi tai trubaduuri luo tunnelmaa ja saa vieraat liikkeelle tai rentoutumaan tilanteen mukaan.
Show-ryhmä tuo visuaalista näyttävyyttä ja sopii erityisesti suurempiin tuotantoihin.
Puhuja tai inspiraatiopuhuja sopii tilaisuuksiin, joissa halutaan viestiä, motivoida tai jättää ajattelemisen aihetta.

Me Ohjelmakaupalla edustamme Suomen eturivin esiintyjiä näiltä kaikilta osa-alueilta. Portfoliostamme löytyy sekä tunnettuja nimiä että loistavia ammattilaisia, joita ei vielä välttämättä tunneta joka taloudessa mutta jotka osaavat työnsä erinomaisesti.

Miten esiintyjä valitaan yrityksen tilaisuuteen?

Esiintyjä valitaan yritystilaisuuteen parhaiten suhteuttamalla esiintyjän tyyli, kokemus ja erikoisosaaminen tilaisuuden kohderyhmään ja tavoitteeseen. Oikea esiintyjä ei ole aina se tunnetuin nimi vaan se, jonka ohjelma resonoi juuri kyseisen yleisön kanssa ja sopii tilaisuuden luonteeseen täydellisesti.

Käytännön valinnassa kannattaa huomioida ainakin nämä tekijät:

Kohderyhmä: Onko yleisö nuorta vai kokeneempaa? Onko kyse kansainvälisestä vai suomenkielisestä porukasta?
Tilaisuuden tunnelma: Onko tavoitteena rento hauskanpito vai arvokas juhlatilaisuus?
Ohjelmanumeron pituus ja sijoittuminen: Toimiiko ohjelma päävetonumerona vai täydentävänä elementtinä?
Tapahtumapaikka ja tekniikka: Mitä esiintyjä tarvitsee toimiakseen parhaimmillaan?

Meiltä saat aina henkilökohtaisen suosituksen näiden tietojen pohjalta. Mikään esiintyjä ei ole väärä valinta, kun se tehdään huolella kohderyhmä ja tilaisuus mielessä pitäen. Me autamme löytämään sen parhaan vaihtoehdon juuri teidän tilaisuuteenne.

Mitä ohjelmatoimisto tekee tapahtumavastaavan puolesta?

Ohjelmatoimisto hoitaa esiintyjän etsimisen, sopimukset, käytännön järjestelyt ja tarvittaessa myös ohjelman käsikirjoittamisen tapahtumavastaavan puolesta. Tapahtumavastaavan ei tarvitse tietää kaikkea esiintyjistä tai tapahtumatuotannosta etukäteen, sillä ammattilainen ohjaa prosessin läpi alusta loppuun.

Konkreettisesti ohjelmatoimiston rooli pitää usein sisällään:

Sopivan esiintyjän tai esiintyjäkokonaisuuden kartoittamisen toiveiden ja budjetin mukaan
Tarjouksen ja sopimusten hoitamisen
Esiintyjän ohjeistamisen tilaisuuden luonteesta ja kohderyhmästä
Tarvittaessa tapahtuman käsikirjoituksen rakentamisen
Tuen tilaisuuden sisällöntuotantoon ja kaupallisiin yhteistyöihin

Me Ohjelmakaupalla emme toimi pelkästään välittäjinä vaan olemme mukana koko prosessissa. Henkilökohtainen palvelumalli tarkoittaa, että jokainen asiakas saa oman asiantuntijansa, joka tuntee tilanteen ja osaa suositella juuri oikeita ratkaisuja. Tapahtumavastaava voi huoletta keskittyä muihin järjestelyihin, kun tietää ohjelman olevan hyvissä käsissä.

Milloin esiintyjä kannattaa varata yritysjuhliin?

Esiintyjä yritysjuhliin kannattaa varata mahdollisimman ajoissa, mieluiten vähintään kahdesta kolmeen kuukautta ennen tapahtumaa. Suosituimpien esiintyjien kalenterit täyttyvät nopeasti erityisesti sesonkiaikoina, kuten syksyllä ja joulun alla, jolloin pikkujoulukauteen kohdistuu paljon kysyntää.

Käytännön nyrkkisäännöt varausajankohdalle:

Pikkujoulut ja syyskauden tapahtumat: Varaa jo kevään tai alkukesän aikana
Kesätapahtumat ja juhlat: Varaa hyvissä ajoin talven tai kevään aikana
Muut yritystilaisuudet: Kahden kuukauden varoaika on usein hyvä lähtökohta

Jos tapahtuma on jo lähellä eikä varausaikaa ole paljon, ei kannata luovuttaa. Me autamme löytämään sopivan esiintyjän myös tiukemmalla aikataululla, kun vain yhteydenotto tehdään ajoissa. Hintahaarukka on laaja ja jokaiseen budjettiin löytyy ratkaisu, joten kynnys ottaa yhteyttä on matala.

Yritysjuhlien järjestäminen ei vaadi sinulta kaiken osaamista itse. Tee tarjouspyyntö ja kerro meille tilaisuutesi tiedot. Me rakennamme yhdessä juuri teidän juhlienne ohjelman, joka jää mieleen. Lähetä tarjouspyyntö tästä ja aloitetaan suunnittelu yhdessä!