Takaisin
Kenelle pikkujoulujen järjestäminen yrityksessä yleensä kuuluu?
Yrityksen pikkujoulujen järjestäminen kuuluu useimmiten HR-osastolle, assistentille tai tiimille nimetylle vastuuhenkilölle. Jossain yrityksissä on jo oma tapahtumapäällikkö tai toimisto, joka tapahtumat rakentaa. Tämä ei kuitenkaan ole aina itsestäänselvää. Tämä artikkeli käsitteleekin pikkujoulujen järjestämistä yrityksissä, jossa tapahtumahenkilöä ei ole erikseen palkattu yritykseen.
Käytäntö vaihtelee yrityksen koon ja rakenteen mukaan, mutta yhteistä on se, että vastuu lankeaa usein yhdelle innokkaalle tai tehtävään nimetylle henkilölle. Tässä artikkelissa käymme läpi kaiken sen, mitä pikkujoulujen järjestäjän on hyvä tietää.
Kuka yrityksessä yleensä vastaa tapahtumajärjestelyistä?
Yrityksen tapahtumajärjestelyistä vastaa tyypillisesti HR-osasto, toimistoassistentti tai erillinen tapahtumakoordinaattori. Pienemmissä yrityksissä tehtävä lankeaa usein jollekin tiimin jäsenelle, jolla on kiinnostusta tai aiempaa kokemusta järjestelyistä. Vastuuhenkilö voi olla myös esihenkilö tai tiiminvetäjä, joka ottaa pikkujoulujen organisoinnin osaksi omia tehtäviään.
Isommissa organisaatioissa tapahtumajärjestelyihin voi olla oma tapahtumapäällikkö, oma tiiminsä tai jopa ulkoistettu kumppani. Monissa yrityksissä pikkujoulujen järjestäminen on kuitenkin epävirallinen tehtävä, joka kiertää vuosittain tai päätyy aina samalle henkilölle. Selkeä vastuunjako helpottaa suunnittelua huomattavasti ja varmistaa, että kaikki yksityiskohdat tulevat huomioiduiksi ajoissa.
Miksi pikkujoulujen järjestäminen usein kasautuu yhdelle henkilölle?
Pikkujoulujen järjestäminen kasautuu yhdelle henkilölle siksi, että se mielletään usein lisätehtäväksi eikä varsinaiseksi työrooliksi. Työpaikoilla, joissa rooli on määritetty, tapahtuman järjestäminen on huomattavasti helpompaa.
Kun vastuuta ei ole selkeästi määritelty, tehtävä ohjautuu luontevasti sille, joka on aiemmin hoitanut vastaavia asioita tai joka ensimmäisenä tarjoutuu.
Tämä ei ole välttämättä huono asia, sillä innostunut vastuuhenkilö saa usein aikaan paremman tapahtuman kuin haluton organisoija. Haasteeksi muodostuu kuitenkin se, että järjestelyihin kuluva aika on helppo aliarvioida. Sopivan paikan etsiminen, ohjelman suunnittelu, kutsut, ruokailu ja budjettiseuranta vievät yhteensä merkittävästi enemmän aikaa kuin aluksi ajattelee.
Siksi onkin tärkeää, että vastuuhenkilö saa riittävästi tukea ja resursseja. Yksi käytännöllinen ratkaisu on jakaa vastuualueet pienempiin osiin useammalle henkilölle tai hyödyntää ammattilaisten apua erityisesti ohjelman suunnittelussa.
Mitä pikkujoulujen järjestäjän pitää ottaa huomioon?
Pikkujoulujen järjestäjän täytyy ottaa huomioon tapahtuman budjetti, osallistujamäärä, ajankohta, tila, ruokailu ja ohjelma. Onnistunut yrityksen pikkujoulutapahtuma syntyy näiden osa-alueiden sujuvasta yhteensovittamisesta. Jokainen yksityiskohta vaikuttaa kokonaisuuteen ja siihen, kuinka mieleenpainuva ilta osallistujille jää.
Budjetti ja osallistujat
Realistinen budjetti on kaiken suunnittelun lähtökohta. Kun tiedät käytettävissä olevan summan, voit tehdä selkeitä päätöksiä tilan, ruokailun ja ohjelman suhteen. Osallistujamäärä puolestaan vaikuttaa sekä tilavalintoihin että siihen, millainen ohjelma sopii parhaiten juuri teidän porukkanne tunnelmaan.
Tila ja ohjelma
Sopiva tila löytyy, kun tiedät osallistujamäärän ja toivotun tunnelman. Rauhallinen illallinen pienelle tiimille vaatii erilaisen tilan kuin suuren yrityksen vauhdikkaat pikkujoulut. Ohjelman suunnittelu on usein haastavin osuus, sillä esiintyjien saatavuus ja sopivuus kohderyhmälle vaativat asiantuntemusta. Tähän kannattaa pyytää ammattilaisten apua.
Milloin pikkujoulujen suunnittelu kannattaa aloittaa?
Pikkujoulujen suunnittelu kannattaa aloittaa viimeistään syksyllä, mieluiten jo elokuussa tai syyskuussa. Suosituimmat esiintyjät ja tilat varautuvat nopeasti, erityisesti marras- ja joulukuulle. Mitä aikaisemmin suunnittelu käynnistyy, sitä enemmän vaihtoehtoja on tarjolla ja sitä paremmin kaikki yksityiskohdat ehtivät loksahtaa paikoilleen.
Vuonna 2026 kysyntä ammattitaitoisille esiintyjille on kasvanut entisestään, mikä tarkoittaa, että varsinkin viikonlopun ajankohdat täyttyvät nopeasti. Hyvissä ajoin liikkeelle lähteminen antaa myös enemmän neuvottelutilaa ja mahdollistaa räätälöidymmän ohjelman suunnittelun. Jos yrityksessänne on tapana järjestää pikkujoulut joulukuun alussa, suunnittelun käynnistäminen jo kesän jälkeen on viisas ratkaisu.
Mistä saa apua pikkujoulujen ohjelman suunnitteluun?
Pikkujoulujen ohjelman suunnitteluun saa parhaiten apua ammattimaiselta ohjelmatoimistolta, joka tuntee esiintyjät ja osaa suositella juuri teidän tapahtumaanne sopivaa viihdettä. Ohjelmatoimiston asiantuntija osaa sovittaa ohjelman kohderyhmän, tunnelman ja budjetin mukaan niin, että lopputulos toimii varmasti.
Meillä Ohjelmakaupalla on yli kahdenkymmenen vuoden kokemus juuri tällaisista tilanteista. Autamme löytämään sopivimman esiintyjän niin pieneen tiimi-illanviettoon kuin suureen yritystilaisuuteen. Valikoimastamme löytyvät Suomen tunnetuimmat juontajat, stand up -koomikot, taikurit, bändit, imitaattorit, trubaduurit ja paljon muuta. Kaikki esiintyjämme ovat ammattilaisia, ja autamme aina valitsemaan juuri teidän tilaisuuteenne parhaiten sopivan vaihtoehdon.
Asiakkaan ei tarvitse olla tapahtumatuotannon ammattilainen. Me kysymme oikeat kysymykset ja etsimme yhdessä sen parhaan ratkaisun. Hintahaarukka on laaja ja jokaiseen budjettiin löytyy sopiva vaihtoehto, joten kynnystä yhteydenottoon ei kannata nostaa liian korkealle.
Tarvitsetko apua pikkujoulujen ohjelman suunnitteluun? Tee meille tarjouspyyntö ja kerro tilaisuudestasi niin etsimme yhdessä juuri teille sopivimman esiintyjän. Lähetä tarjouspyyntö tästä ja aloitetaan suunnittelu!