Näin rakennat toimivan ohjelman isoon yritystilaisuuteen

Toimivan ohjelman rakentaminen isoon yritystilaisuuteen vaatii selkeän suunnitelman, oikean esiintyjävalinnan ja riittävästi aikaa valmistautumiseen. Hyvä yritystilaisuuden ohjelma pitää osallistujat mukana, tukee tilaisuuden tavoitetta ja jättää positiivisen muistijäljen. Tässä artikkelissa käymme läpi kaiken, mitä sinun täytyy tietää tapahtuman ohjelmasuunnittelusta, esiintyjän valinnasta ja yleisimmistä sudenkuopista.

Huono ohjelmasuunnittelu maksaa enemmän kuin luuletkaan

Yritystilaisuuden ohjelma on usein se asia, josta osallistujat muistavat eniten, tai vähiten. Kun ohjelma ei toimi, tunnelma lässähtää, osallistujat vetäytyvät omiin oloihinsa ja koko tapahtuman viesti jää välittymättä. Tilaisuuden järjestämiseen on saatettu käyttää tuhansia euroja, mutta jos ohjelma ei osu kohdalleen, investointi ei tuota toivottua tulosta. Paras tapa välttää tämä on suunnitella ohjelma huolella jo hyvissä ajoin ja pyytää apua ammattilaisilta, jotka tuntevat esiintyjät ja tietävät, mikä toimii millekin yleisölle.

Esiintyjän etsiminen itse vie aikaa ja altistaa turhille riskeille

Moni tapahtumajärjestäjä yrittää löytää esiintyjän itse, mutta törmää nopeasti ongelmiin: kuka on saatavilla, sopiiko esiintyjä juuri tähän tilaisuuteen, miten sopimukset tehdään ja mitä kaikkea pitää ottaa huomioon? Oman esiintyjähaun riskinä on, että päädytään valintaan, joka ei palvele tilaisuuden tavoitetta tai kohderyhmää. Ohjelmatoimiston kautta esiintyjävalinta tehdään aina tilaisuuden luonteen, yleisön ja toiveiden pohjalta, jolloin lopputulos on lähes aina onnistuneempi.

Mitä hyvä yritystilaisuuden ohjelma sisältää?

Hyvä yritystilaisuuden ohjelma on tasapainoinen kokonaisuus, jossa on selkeä rakenne, sopiva rytmi ja yleisöä puhutteleva sisältö. Se voi sisältää esimerkiksi juontajan, stand up -koomikon, puhujan, muusikon tai muun esiintyjän, riippuen tilaisuuden luonteesta ja tavoitteesta.

Ohjelman rakenteessa kannattaa ajatella kaaria: avaus herättää huomion, keskiosa pitää yllä energiaa ja lopetus jättää muistijäljen. Pelkkä oheisviihde ei riitä, jos se ei tue tilaisuuden teemaa tai yleisön odotuksia. Puhuja voi inspiroida ja motivoida, stand up tuo keveyttä ja yhteisöllisyyttä, taikuri tai show-ryhmä luo elämyksen. Yhdistelmä eri elementeistä toimii usein parhaiten suurissa tilaisuuksissa.

Tärkeää on myös ohjelmanumeroiden ajoitus suhteessa ruokailuihin, taukoihin ja muuhun aikatauluun. Liian pitkät ohjelmaosiot väsyttävät, liian lyhyet jättävät tyhjän olon. Hyvä ohjelmasuunnittelu ottaa huomioon koko tilaisuuden kaaren, ei vain yksittäisiä numeroita.

Kuinka paljon aikaa ohjelman suunnitteluun tarvitaan?

Yritystilaisuuden ohjelmasuunnitteluun kannattaa varata vähintään kahdesta kolmeen kuukautta ennen tapahtumaa. Suosituimmat esiintyjät varataan usein pitkälle etukäteen, joten mitä aiemmin liikkeelle lähtee, sitä enemmän vaihtoehtoja on tarjolla.

Suurissa tilaisuuksissa, joissa tarvitaan useampi esiintyjä tai räätälöityä ohjelmasisältöä, suunnittelu kannattaa aloittaa jopa puoli vuotta ennen tapahtumaa. Tällöin on aikaa hioa käsikirjoitusta, sopia teknisistä tarpeista ja varmistaa, että kaikki palat loksahtavat kohdalleen.

Kiireellisissäkin tilanteissa ratkaisu löytyy usein, mutta valinnanvara kapenee. Meillä Ohjelmakaupalla on laaja verkosto esiintyjiä eri aloilta ja autamme löytämään sopivan vaihtoehdon myös tiukemmalla aikataululla. Henkilökohtainen palvelu tarkoittaa, että käymme tilanteesi läpi yhdessä ja etsimme parhaan ratkaisun juuri sinun tilaisuuteesi.

Miten valita oikea esiintyjä yritystilaisuuteen?

Oikea esiintyjä yritystilaisuuteen valitaan tilaisuuden tavoitteen, kohderyhmän ja tunnelman perusteella. Ei ole olemassa yhtä oikeaa vastausta, sillä oikea valinta riippuu siitä, mitä tilaisuudella halutaan saavuttaa ja kenelle se on suunnattu.

Kysy itseltäsi ensin: onko tilaisuuden tavoite viihdyttää, inspiroida, palkita vai yhdistää? Rentoon pikkujouluun sopii stand up tai bändi, asiakastilaisuuteen puolestaan karismaattinen puhuja tai juontaja ja perhepäivään taikuri tai show-ryhmä. Esiintyjän tyyli ja kokemus suhteessa tilaisuuden luonteeseen ratkaisee enemmän kuin pelkkä tunnettavuus.

Meillä edustuksessa on imitaattoreita, stand up -koomikoita, taikureita, näyttelijöitä, bändejä, show-ryhmiä, juontajia ja trubaduureja. Jokainen esiintyjä on ammattilainen omalla alallaan ja suosittelemme aina sen mukaan, mikä sopii parhaiten juuri teidän tilaisuuteenne ja yleisöllenne.

Mitä virheitä yritystilaisuuden ohjelmasuunnittelussa tehdään?

Yleisimpiä virheitä yritystilaisuuden ohjelmasuunnittelussa ovat liian myöhään aloittaminen, esiintyjän valitseminen pelkän tunnettavuuden perusteella ja ohjelman irrallisuus tilaisuuden muusta sisällöstä.

Muita tyypillisiä kompastuskiviä ovat:

Ohjelman aikatauluttaminen liian tiukaksi ilman puskureita
Yleisön unohtaminen, eli valitaan ohjelma järjestäjän eikä osallistujien näkökulmasta
Teknisten tarpeiden selvittäminen liian myöhään, esimerkiksi äänentoisto tai lava
Juontajan tai vetovastuullisen henkilön puuttuminen kokonaan
Ohjelman ylikuormittaminen niin, että osallistujille ei jää aikaa verkostoitua tai hengähtää

Hyvä nyrkkisääntö on, että ohjelma palvelee tilaisuuden tavoitetta, ei täytä aikaa. Jokaisen ohjelmanumeron pitäisi olla siellä syystä.

Kannattaako käyttää ohjelmatoimistoa vai etsiä esiintyjä itse?

Ohjelmatoimiston käyttäminen kannattaa lähes aina, kun halutaan varmistaa onnistunut lopputulos ilman turhaa vaivaa. Ohjelmatoimisto tuntee esiintyjät, tietää heidän vahvuutensa eri tilanteissa ja hoitaa käytännön järjestelyt ammattimaisesti.

Esiintyjän etsiminen itse voi tuntua helpolta, mutta käytännössä se tarkoittaa paljon selvitystyötä: kuka on saatavilla, sopiiko tyyli tilaisuuteen, miten sopimus tehdään ja mitä teknisiä vaatimuksia esiintyjällä on. Ohjelmatoimiston kautta kaikki tämä hoituu yhdellä yhteydenotolla.

Meillä Ohjelmakaupalla on yli kahdenkymmenen vuoden kokemus tapahtuma-alalta ja palvelumme on aidosti henkilökohtaista. Emme toimi pelkkinä välittäjinä, vaan autamme myös tapahtuman käsikirjoittamisessa ja sisällönsuunnittelussa. Hintahaarukka on laaja ja jokaiseen budjettiin löytyy sopiva ratkaisu, joten kynnys ottaa yhteyttä on matala.

Haluatko rakentaa onnistuneen ohjelman yritystilaisuuteesi? Tee tarjouspyyntö Ohjelmakaupalle ja me autamme löytämään juuri teidän tilaisuuteenne sopivimman esiintyjän tai ohjelmakokonaisuuden.