Yritystapahtuman checklist: 7 asiaa, jotka on hyvä muistaa

Yrityksen tapahtumaa järjestettäessä on monta palloa ilmassa. Ei kannata hätäillä, vaan pitää pää kylmänä. Oli kyseessä asiakastilaisuus, henkilöstöjuhla tai pikkujoulut, tapahtuman suunnittelussa kannattaa miettiä ainakin nämä 7 asiaa.

1. Aloita ajoissa.

Mitä enemmän aikaa – sitä todennäköisemmin saat tapahtumasta sellaisen kuin haluat. Jos haluat tietyn esiintyjän tai suosikkijuontajasi, heidät kannattaa varata ajoissa. Isojen tähtien kohdalla kalenterit varataan kuukausia joskus vuosia etukäteen.

Isoja tilaisuuksia on hyvä alkaa suunnitella vuotta tai viimeistään puolta vuotta etukäteen. Meillä on onneksi iso määrä ammattiesiintyjiä, joten löydämme varmasti sopivan esiintyjän tapahtumaanne.

2. Määrittele tapahtuman tavoite

Ensimmäisenä kysy “miksi teemme tämän tapahtuman”. Onko kyseessä uuden tuotteen lanseeraus, seminaari asiakkaille, kiitos henkilöstölle tai perinteinen joulujuhla. Tapahtuman tavoitteet ohjaavat ohjelmaa ja esiintyjävalintoja aina tilaratkaisuihin.

3. Tunne yleisösi

Kun tapahtuman tavoitteet on mietitty, ota haltuun yleisösi. Millainen ohjelma puhuttelee juuri tämän tapahtuman osallistujia? Onko yleisö nuorta? Ovatko vieraat kansainvälisiä? Halutaanko täyttä asiaa ammattijuontajan avulla vai rentoa tunnelmaa naurun kautta? Oikea sävy tekee illasta onnistuneen.

4. Valitse oikea esiintyjä

Meillä on aikaa tapahtumaan, meillä on tavoite ja meillä on ymmärrys yleisöstä – ole yhteydessä meihin. Kerro suosikkisi ja toiveesi meille ja varataan juuri se esiintyjä, jonka olette aina halunneet. Me autamme tarvittaessa myös tarjoamalla uusia tähtiä tapahtumaan. Juuri tähän tapahtumaan sopiva esiintyjä voikin olla vielä teille tuntematon. Paras koomikko saattakin olla myös se “oman kylän poika”, jota et edes tiennyt.

5. Löydä oikea juontaja

Haluatko viihteellisen ja tunnelmaa nostavan juontajan? Haluatko juontajan, joka voi tarvittaessa hypätä puhujaksi? Haluatko asiapitoisen juontajan, joka osaa tehdä paneelista mielenkiintoisen?

Jollain juontajalla saattaa olla taskussa taustaa maatilalta tai iso rakkaus autoihin, mitä julkisuudessa et ole tiennyt. Voimme tarjota teille siis myös juuri oikeanlaista juontajaa tekemään tapahtumasta sellainen, että se täyttää tavoitteenne.

6. Kokonaisuus kuntoon

Rakenna juhlan punainen lanka eli ohjelma, tekniikka ja kokonaisuus tavoitteiden ympärille. Suunnittele, miten juontaja, ohjelma ja mahdolliset puheenvuorot sitoutuvat teemaan. Näin illasta tulee eheä tarina ilman irrallisia osia.

Varmista valot, ääni, lava ja tekniset asiat hyvissä ajoin ennen tapahtumapäivää. Tässä teknisestä raiderista on suuri hyöty.

Kun kokonaisuus alkaa olla kunnossa tee myös lähellä tapahtumaa esiintyjälle ja juontajalle paketti, jossa on tapahtumanne minikoossa. Onko jotain mitä varauksen yhteydessä sovitun lisäksi esiintyjän on hyvä tietää? Paljonko on yleisöä, millainen on lopullinen ohjelma ja muut esiintyjät? Tee juontajalle käsikirjoitus, jonka juontaja viilaa omaan suuhunsa sopivaksi.

7. Muista jälkipeli: kiitä ja kerää palaute

Lähetä kiitokset vieraille ja kerää palautetta. Muista myös käsitellä palaute tiimin kanssa niin, että onnistumiset muistetaan ja ensi kerralla muutettavat asiat on kirjattu ylös.

Kiitoksien yhteen on ihana laittaa esimerkiksi tapahtumasta mahdollisesti tehty video tai valokuvaajan ottamia kuvia vieraiden käyttöön. Tärkeintä kuitenkin muistaa kiittää yleisöä.