Milloin yritystapahtuma tarvitsee juontajan?

Juontaja yritystapahtumaan kannattaa hankkia silloin, kun tilaisuudella on selkeä ohjelmarakenne, useita esiintyjiä tai puhujia, tai kun tapahtuman tunnelman ja aikataulun hallinta on tärkeää. Juontaja pitää ohjelman kasassa, ohjaa yleisöä ja vapauttaa järjestäjän nauttimaan omasta tapahtumastaan. Myös silloin, kun tapahtuman halutaan jättävän muistijälki, ammattijuontaja tekee merkittävän eron.

Huonosti johdettu tapahtuma maksaa enemmän kuin luulet

Kun tilaisuudella ei ole selkeää vetäjää, vastuu ohjelman sujumisesta putoaa järjestäjälle itselleen tai jollekin henkilöstön jäsenelle, joka tekee sen muiden töidensä ohella. Tulos on usein epävarma: siirtymät tökkivät, aikataulut venyvät ja yleisö menettää fokuksen. Tapahtumaan investoitu budjetti ei tuota toivottua vaikutusta. Ratkaisu on yksinkertainen: ammattijuontaja ottaa ohjat ja järjestäjä voi keskittyä siihen, mitä osaa parhaiten.

Väärä tunnelma vie viestin perillemenon

Yritystapahtumalla on aina tavoite, oli se sitten henkilöstön motivointi, asiakassuhteiden vahvistaminen tai tuotelanseeraus. Jos tapahtuman tunnelma ei tue tätä tavoitetta, viesti hukkuu. Juontaja ei ole pelkkä seremonianjohtaja, vaan hän rakentaa aktiivisesti sitä energiaa ja sävyä, joka saa viestin menemään perille. Oikea juontaja valitaan aina kohderyhmän ja tilaisuuden luonteen mukaan, ei pelkästään nimen perusteella.

Mitä juontaja tekee yritystilaisuudessa?

Juontaja johtaa yritystilaisuuden ohjelmaa alusta loppuun. Hän avaa tilaisuuden, esittelee puhujat ja esiintyjät, hallitsee aikataulua ja pitää yleisön mukana. Juontaja toimii myös puskurina odottamattomille tilanteille ja varmistaa, että siirtymät sujuvat luontevasti ilman kiusallisia hiljaisuuksia.

Käytännössä juontajan työ alkaa jo ennen tapahtumapäivää. Hyvä tapahtumajuontaja perehtyy tilaisuuden käsikirjoitukseen, yrityksen viesteihin ja kohderyhmään. Hän räätälöi esiintymisensä niin, että se palvelee juuri kyseistä tilaisuutta eikä toimi geneerisellä kaavalla.

Juontaja on myös tunnelman rakentaja. Hän aistii yleisön energian ja osaa tarvittaessa keventää tai tiivistää ohjelmaa tilanteen mukaan. Tämä joustava reagointikyky on se, mitä ei voi korvata pelkällä PowerPoint-esityksellä tai käsikirjoituksella.

Millaisiin yritystilaisuuksiin juontaja sopii?

Juontaja sopii käytännössä kaikkiin yritystilaisuuksiin, joissa on enemmän kuin yksi ohjelmanumero tai puhuja. Erityisen arvokas juontaja on gaalaillallisissa, henkilöstötapahtumissa, asiakastilaisuuksissa, palkitsemisseremonioissa, kick-off-päivissä ja tuotelanseerauksissa.

Pienemmissäkin tilaisuuksissa, kuten tiimipalaverin yhteydessä järjestettävässä virkistyspäivässä, juontaja voi tehdä suuren eron. Hän luo rakennetta ja pitää energian yllä myös silloin, kun ohjelma on kevyempää.

Tapahtuman koko ei ratkaise juontajan tarvetta. Ratkaisevaa on se, onko tilaisuudella selkeä ohjelmarakenne ja halutaanko, että se etenee ammattimaisesti. Juontaja tilaisuuteen kannattaa harkita aina, kun tapahtumalla on jokin selkeä tavoite tai viesti, jonka halutaan välittyvän yleisölle.

Voiko yritystilaisuuden järjestää ilman juontajaa?

Kyllä voi, mutta se vaatii selkeän suunnitelman siitä, kuka ottaa vastuun ohjelman johtamisesta. Ilman juontajaa vastuu jakautuu usein useammalle henkilölle tai jää järjestäjälle itselleen, mikä voi kuormittaa ja johtaa epätasaiseen lopputulokseen.

Yksinkertaisissa tilaisuuksissa, kuten pienessä tiimikokouksessa tai epävirallisessa pikkujoulussa, juontajaa ei välttämättä tarvita. Mutta mitä suuremmasta tai virallisemmasta tapahtumasta on kyse, sitä enemmän ammattijuontaja tuo lisäarvoa.

Kannattaa myös muistaa, että juontajan puuttuminen ei säästä tapahtumaa, jos ohjelma ei toimi. Epäonnistunut tapahtuma jättää muistijäljen sekin, mutta vääränlainen sellainen.

Miten juontaja valitaan oikeaan tapahtumaan?

Oikea juontaja valitaan tilaisuuden luonteen, kohderyhmän ja toivotun tunnelman perusteella. Tärkeintä ei ole juontajan kuuluisuus vaan se, sopiiko hänen tyylinsä ja persoonansa juuri kyseiseen tapahtumaan ja yleisölle.

Valinnassa kannattaa miettiä ainakin seuraavia asioita:

Mikä on tapahtuman sävy: virallinen, rento, humoristinen vai inspiroiva?
Keitä yleisössä on: henkilöstö, asiakkaat, kutsuvieraat vai sekajoukko?
Onko juontajalla rooli myös ohjelman sisällön tuottamisessa vai pelkästään vetämisessä?
Tarvitaanko kaksikielistä juontajaa tai erityisosaamista joltain alalta?

Meillä Ohjelmakaupalla on edustuksessa laaja valikoima ammattijuontajia erilaisiin tilaisuuksiin. Autamme löytämään sopivimman vaihtoehdon juuri teidän tapahtumaanne, kohderyhmäänne ja toivottuun tunnelmaan. Jokainen suositus perustuu tilaisuuden luonteeseen, ei siihen, kuka sattuu olemaan vapaa.

Kuinka ajoissa juontaja kannattaa varata?

Juontaja kannattaa varata vähintään 4-8 viikkoa ennen tapahtumaa, mieluiten aiemmin. Suosituimmilla juontajilla kalenteri täyttyy nopeasti erityisesti syys-marraskuun ja tammikuun sesonkiaikoina, jolloin yritystapahtumat kasaantuvat.

Mitä suurempi tai virallisempi tapahtuma, sitä aiemmin varaus kannattaa tehdä. Isoissa gaalatapahtumissa tai valtakunnallisissa tilaisuuksissa juontajan varmistaminen puoli vuotta etukäteen on täysin normaalia.

Viime hetken varaukset onnistuvat toisinaan, mutta silloin valinnanvara kaventuu. Kun varaat ajoissa, sinulla on mahdollisuus löytää juuri se juontaja, joka sopii tilaisuutesi tyyliin parhaiten eikä tarvitse tyytyä siihen, kuka on jäljellä.

Hintabudjetti ei ole este: meiltä Ohjelmakaupalta löytyy juontajia laajalla hintahaarukalla ja autamme löytämään sopivan ratkaisun jokaiseen budjettiin. Rohkaisemme ottamaan yhteyttä hyvissä ajoin, jotta ehditään yhdessä suunnitella juuri teidän tapahtumaanne sopiva kokonaisuus.

Haluatko löytää täydellisen juontajan seuraavaan yritystapahtumaasi? Tee tarjouspyyntö Ohjelmakaupalle ja kerro meille tilaisuutesi tiedot. Löydämme yhdessä juuri oikean esiintyjän.