Kannattaako kick-off-tapahtumaan palkata ulkopuolinen juontaja?

Kick-off-tapahtumaan kannattaa ehdottomasti palkata ulkopuolinen juontaja, jos haluat tapahtuman sujuvan ammattimaisesti alusta loppuun ilman, että oma henkilöstösi kuormittuu juontamisesta. Ammattimainen tapahtumajuontaja pitää ohjelman kasassa, nostaa tunnelman oikeaan aikaan ja vapauttaa järjestäjät nauttimaan tilaisuudesta. Alla käymme läpi kaikki olennaiset kysymykset, joita yritystilaisuuden järjestäjä yleensä miettii juontajaa harkitessaan.

Mitä ulkopuolinen juontaja tekee kick-off-tapahtumassa?

Ulkopuolinen juontaja vastaa kick-off-tapahtuman ohjelman vetämisestä: hän johtaa tilaisuuden kulkua, esittelee puhujat ja ohjelmanumerot, pitää aikataulun ja huolehtii siitä, että yleisö pysyy mukana koko tapahtuman ajan. Hyvä tapahtumajuontaja toimii myös tunnelman rakentajana ja tilanteen lukijana.

Käytännössä juontajan rooli alkaa jo ennen varsinaista tilaisuutta. Ammattilainen perehtyy yrityksen viesteihin, tapahtuman tavoitteisiin ja yleisöön etukäteen, jolloin juontaminen tuntuu aidolta eikä ulkoa opetellulta. Kick-off-tapahtumissa tämä on erityisen tärkeää, koska tilaisuuden tarkoitus on usein motivoida henkilöstöä, käynnistää uusi kausi tai jalkauttaa strategia.

Ulkopuolinen juontaja tuo mukanaan myös puolueettomuuden. Kun juontaja ei ole osa yrityksen sisäistä hierarkiaa, yleisö suhtautuu häneen vapautuneemmin ja ohjelma tuntuu enemmän tapahtumalta kuin palaverilta.

Milloin kick-off-tapahtumaan kannattaa palkata juontaja?

Juontajan palkkaaminen kannattaa aina, kun kick-off-tapahtumassa on useampi ohjelmanumero, puhuja tai osio, jotka täytyy sitoa yhteen sujuvasti. Mitä suurempi tai moniosaisempi tilaisuus, sitä selvemmin ammattimainen tapahtuman juontaminen maksaa itsensä takaisin.

Erityisesti juontaja on hyödyllinen seuraavissa tilanteissa:

Tapahtumassa on useita esiintyjiä tai puhujia peräkkäin
Yleisö koostuu eri tiimeistä, osastoista tai sidosryhmistä
Tilaisuuteen sisältyy palkitsemisia, kilpailuja tai interaktiivisia osuuksia
Järjestäjä itse on esiintyjänä tai puhujana eikä voi samaan aikaan juontaa
Tapahtuman halutaan jäävän mieleen ja erottuvan tavallisesta kokouksesta

Pienemmissäkin tilaisuuksissa juontaja voi olla oikea ratkaisu, jos tapahtuman tunnelma on tärkeä tai yleisö on vaativa. Yritystilaisuuden ei tarvitse olla valtava, jotta ammattilainen tuo siihen lisäarvoa.

Miten ammattimainen juontaja vaikuttaa tapahtuman tunnelmaan?

Ammattimainen juontaja nostaa kick-off-tapahtuman tunnelman tasoa merkittävästi: tilaisuus tuntuu huolitellulta, energiseltä ja johdonmukaiselta. Hyvä tapahtumajuontaja osaa lukea huoneen, reagoida yllättäviin tilanteisiin ja pitää energian yllä myös ohjelman hiljaisemmilla hetkillä.

Tunnelman rakentaminen alkaa heti avaussanoista. Kokenut juontaja tietää, miten yleisö herätetään henkiin päivän alussa ja miten ihmiset saadaan irrottautumaan arjen ajatuksista. Tämä on erityisen arvokasta kick-off-tapahtumissa, joissa halutaan luoda yhteinen suunta ja innostus uudelle kaudelle.

Ammattilainen myös pelastaa tilanteet, joissa tekniikka pettää, aikataulu venyy tai ohjelmanumero muuttuu viime hetkellä. Improvisointikyky ja rauhallinen esiintyminen paineen alla ovat taitoja, jotka erottavat ammattimaisen juontajan kollegasta, jolle juontaminen on sivurooli.

Kuinka paljon kick-off-tapahtuman juontaja maksaa?

Kick-off-tapahtuman juontajan hinta vaihtelee laajasti esiintyjän kokemuksen, tilaisuuden keston ja tapahtuman luonteen mukaan. Hintahaarukka on laaja ja jokaiseen budjettiin löytyy sopiva ratkaisu, joten kannattaa aina ottaa rohkeasti yhteyttä ja kertoa toiveistasi.

Hintaan vaikuttavat tyypillisesti seuraavat tekijät:

Juontajan kokemus ja tunnettuus
Tapahtuman kesto ja ohjelmarakenne
Valmistautumiseen kuluva aika, kuten käsikirjoituksen läpikäynti
Mahdolliset matka- ja majoituskulut
Tapahtuman ajankohta ja sijainti

Oleellista on löytää juontaja, joka sopii juuri teidän tilaisuutenne luonteeseen ja kohderyhmälle. Meillä Ohjelmakaupalla on edustuksessa juontajia erilaisiin tilaisuuksiin pienistä sisäisistä kick-offeista suuriin valtakunnallisiin tapahtumiin, ja autamme aina löytämään budjettiin sopivan vaihtoehdon.

Mistä löytää sopivan juontajan kick-off-tilaisuuteen?

Sopivin tapa löytää juontaja kick-off-tilaisuuteen on kääntyä ohjelmatoimiston puoleen, joka tuntee esiintyjät henkilökohtaisesti ja osaa suositella juuri teidän tapahtumaanne sopivaa vaihtoehtoa. Ohjelmatoimisto säästää aikaa, vähentää riskiä ja varmistaa, että juontaja sopii tilaisuuden tyyliin ja yleisöön.

Hyvä ohjelmatoimisto ei vain lähetä listaa nimistä, vaan kuuntelee ensin: millainen tapahtuma on kyseessä, mikä on yleisö, mikä on toivottu tunnelma ja mikä on budjetti. Vasta sen jälkeen suositellaan sopivia juontajia. Meillä Ohjelmakaupalla tämä henkilökohtainen palvelu on ollut toimintatapamme yli kahdenkymmenen vuoden ajan.

Edustuksessamme on juontajia laidasta laitaan: kokeneita yritystilaisuuksien ammattilaisia, stand up -koomikoita, näyttelijöitä ja monipuolisia viihdejuontajia. Jokainen heistä on oikea valinta oikeaan tilaisuuteen, ja autamme löytämään sen parhaan vaihtoehdon juuri teidän kick-off-tapahtumaanne.

Asiakkaan ei tarvitse olla tapahtumatuotannon asiantuntija, sillä me teemme sen työn puolestasi. Kerro meille tilaisuudestasi ja saat henkilökohtaisen suosituksen sekä tarjouksen nopeasti.

Tee tarjouspyyntö helposti verkossa ja löydä paras juontaja kick-off-tapahtumaasi: lähetä tarjouspyyntö Ohjelmakaupalle.