5 yleisintä mokaa yritystilaisuuksissa (ja miten vältät ne)

1.Kyllä me pärjätään ilman suunnitelmaa

Kenen hommana olikaan tehdä kutsu? Oliko nimilaput tilattu? Olihan myynnin toiveet huomioitu? Viime hetken paniikki, puuttuva mikrofoni tai väärään aikaan tarjoiltu alkumalja ovat klassisia sudenkuoppia.

Ratkaisu: Tee selkeä aikataulu, sovi vastuut ja varmista, että jokainen tietää roolinsa.

2. Yleisö unohtuu suunnittelussa

Kelle me tämä tehtiinkään? Vaikka monesti yrityksen oma ajatus hyvästä tapahtumasta heijastelee myös asiakkaiden toiveita, aina näin ei ole. Kun ohjelma ei puhuttele osallistujia, tunnelma lässähtää.

Ratkaisu: Mieti, keitä paikalla on. Mikä heitä innostaa, mikä ei? Valitse esiintyjä, joka sopii juuri teidän yleisöllenne.

3. Tekniikkaan ei panosteta

“Voisko tuota ääntä saada isommalle”? Tämä toive on tapahtuman alettua hankala ratkaista, jos kaiuttimia ei ole enempää. Huono äänentoisto tai pimeä lava voi tehdä muuten onnistuneesta tapahtumasta vähän miinusmerkkisemmän, kun kaikki muu on mietitty.

Ratkaisu: Tee tekninen tsekkaus hyvissä ajoin, ja luota ammattilaisiin. Pienet säädöt voivat pelastaa koko illan.

4. Liikaa kokkeja keittiössä

Tapahtumaa tehdessä on monta monta päätöstä edessä ja liikkuvia osia enemmän kuin tarpeeksi. Siksi on hyvä, että yrityksen tapahtumissa on selkeä työnjako. Kun päätöksiä tekee monta ihmistä, asiat eivät etene, tieto ei kulje ja vastuut hämärtyvät. Hyvät asiat saattavat unohtua.

Ratkaisu: Mieti yrityksestäsi selkeä keittiöhenkilökunta. Kuka vastaa mistäkin ja näin kaikki voivat antaa ideoita selkeästi oikealle porukalle. Nimeä myös yksi yhteyshenkilö, jolla on ohjelma käsissään – näin myös esiintyjä osaa antaa parhaansa.

5. Esiintyjän briiffi unohtuu

“Vedä jotain hauskaa” harvoin riittää ohjeeksi. Ammattilainen toki löytää tästäkin oikean kulman ja osaa viihdyttää yleisöä. Loistava juontaja osaa improvisoida, mutta tekee sen yrityksen tekemien raamien sisällä, että yrityksen ääni on oikein.

Ratkaisu: Tee hyvä briiffi kauttamme esiintyjälle. Kun esiintyjä tietää tapahtumasta enemmän, tietää yleisön ja tietää yritystapahtumanne tavoitteet, syntyy jotain maagista.